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Visualhotel |
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:·CARACTERÍSTICAS
O sistema VisualHotel tem como
característica principal o facto de ter sido concebido em sintonia com
um ambiente real de trabalho, isto é, todas as fases de análise,
modelação, implementação e testes foram evoluindo com o apoio permanente
de uma unidade hoteleira, a Residencial Sra da Conceição (Praia de
Mira).
Este aspecto da evolução da aplicação
facilitou em muito a optimização das suas funcionaliaddes, que assim
respondem às necessidades reais e aos processos comuns numa recepção ao
mesmo tempo que integra e contempla diversos requisitos legais, que se
exigem numa actividade desta natureza, e normas que regem e orientam os
processos inerentes.
Este é, por isso, um sistema
'habituado' à realidade desde muito cedo, o que pressupõe um excelente
relacionamento entre os processos a decorrer num ambiente real e as
funcionalidades da aplicação, para além de que potencia as
possibilidades de uma evolução ordenada e sustentada.
O VisualHotel tem ainda as
características de uma aplicação dita 'à medida', isto é, tem como base
as funcionalidades gerais comuns numa recepção complementadas com a
versatilidade de permitir optimizações finais, antes da entrega ao
cliente. Este aspecto da aplicação confere-lhe um carácter mais dinâmico
uma vez que permite uma maior abrangência de funcionalidades, consoante
cada caso específico, e assim responder a diferentes exigências.
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:·REQUISITOS
MÍNIMOS
· Windows
98/2000
(Recomendado XP);. Processador 266Mhz (recomendado lGhz+) . 32Mb RAM (recomendado 64Mb+) . 120Mb de espaço livre no disco rígido · Unidade de CD-ROM 12X . Placa gráfica 4Mb a 16Bits . Microsoft Office97 (recomendado OfficeXP) · Interface ODBC instalado Voltar ao topo
:·FUNCIONALIDADES
As funcionalidades
básicas da aplicação Visualhotel estão divididas por grupos de trabalho que na generalidade estão relacionados entre si. No total existem
7
grupos principais: Gestão de Hóspedes, Gestão de Estadias, Gestão de
Reservas, Facturação, Relatórios de Actividade, Gestão da Informação e
Configuração do programa.1. Gestão de Hóspedes Permite a gestão dos dados relativos aos clientes, através das Fichas de Hóspedes, e tem por objectivo a identificação e comprovação dos dados pessoais em conformidade com o Bilhete de Identidade. Inclui ainda funcionalidades de Pesquisa de Fichas de Hóspedes por critérios e está relacionado com o grupo de trabalho «Relatórios de Actividade», permitindo realizar listagens das pesquisas de hóspedes, e com «Gestão de Estadias», pela possibilidade de se realizar um Check-in a partir de uma ficha de hóspedes nova. Voltar ao topo 2. Gestão de Estadias Este é um dos grupos de trabalho mais utilizados, uma vez que é aqui que se processa uma estadia, desde o momento do check-in até check-out. Este grupo permite, então: :: Registar inícios de estadias (Check-in), quer se trate de novos hóspedes, hóspedes já existentes na base de dados ou reservas efectuadas antecipadamente; permite registar também os dados relativos ao(s) acompanhante(s) do titular da estadia ligação ao grupo de trabalho «Facturação» para se proceder à emissão de facturas/recibos respeitantes à estadia e aos serviços utilizados. :: Em Gestão de estadias pode-se muito facilmente corrigir dados relativos a uma determinada estadia, como por exemplo a alteração da data de check-out, do número de quarto, dos valores da estadia, etc. Esta funcionalidade engloba também os serviços associados a uma estadia, como o serviço de quartos, serviço de bar e restaurante, serviço de telefone, serviço de lavandaria, serviço de cofre, etc. Todos os serviços utilizados são, portanto, exibidos aqui, e isso permite que os serviços não incluídos no valor da estadia sejam facturados. Esta funcionalidade permite então que os serviços, independentemente de estarem incluídos no valor da estadia ou não, sejam registados para assim facultar informação tão detalhada quanto possível sobre uma determinada estadia. Finalmente, esta opção permite a ligação ao grupo «Facturação» ::pesquisar estadias; podemos realizar uma procura na base de dados para consultar as estadias realizadas por um determinado hóspede. Permite recolher informação sobre os dados concretos das estadias anteriores desse hóspede. :: Plano diário de alojamento, onde é possível visualizar quais os quartos ocupados e di,sponíveis num determinado dia, assim como a Taxa de Ocupação e o Valor Acumulado do Dia. É uma função muito útil para o dia-a-dia, uma vez que permite saber quase instantaneamente a disponibilidade de alojamento, bem como que hóspede está a ocupar determinado quarto. Este plano permite ainda criar um relatório automático com a listagem das estadias em curso. ::Plano Semanal/Mensal de alojamento, idêntico ao anterior, é exibida a disponibilidade de alojamento e taxa de ocupação para uma determinada semana ou mês. Função útil para apreciar os níveis de ocupação/disponibilidade num determinado período. Voltar ao topo 3. Gestão de Reservas Grupo de trabalho relativo a reservas, com funções como: :: Marcar Reservas, onde se inserem novas reservas de hóspedes já existentes na bases de dados ou de novos hóspedes. Função relacionada com os grupos de trabalho «Identificação de Hóspedes» e «Facturação» :: Gestão de Reservas, para corrigir ou eliminar dados relativos a uma reserva marcada. Função relacionada co o Grupo de Trabalho «Facturação». :: Reservas para check-in, função automática de selecção de reservas que têm o início de estadia marcado para o dia corrente. Esta função está relacionada com a «Identificação de Hóspedes» e com a «Gestão de Estadias» e serve, sobretudo, para efectivar uma estadia (check-in), com confirmação dos dados da Ficha de Hóspede. :: Listagem de reservas, função automática que permite criar uma listagem das reservas agendadas. Voltar ao topo 4. Facturação Função dedicada exclusivamente ao processamento de Facturas e Recibos. Pode ser utilizada a partir das opções «Gestão de Estadias» e «Gestão de Reservas» ou ainda através do próprio menu de gestão de documentos «Facturação», como se descreve a seguir: :: Abrir nova factura, função intrínseca mente relacionada com os grupos de trabalho «Gestão de Estadias» e «Gestão de Reservas», pois é a partir desses grupos que se emitem novas facturas e recibos. Esta função permite confirmar os dados da factura relativos a uma determinada estadia/reserva, bem como adicionar outras estadias/reservas nesta mesma factura para, de seguida, ~e proceder à emissão do documento e do respectivo recibo. :: Pesquisa de Facturas, simula um livro físico, em que é possível visualizar as facturas e recibos emitidos e imprimir 2as vias dos duplicados desses documentos. :: Imprimir duplicados de Facturas e Recibos; uma vez que estamos a lidar com uma aplicação informática, que neste caso está a processar documentos originais e duplicados de facturas e recibos, não há a necessidade de emitir os documentos em duplicado no momento em que se emitem os originais, isto porque a informação fica guardada na base de dados. Então esta função serve para imprimir os duplicados de facturas e recibos que não foram imprimidos na altura da emissão dos respectivos originais. Na prática esta função tem a vantagem de guardar para um momento comum a questão da organização dos documentos em duplicado, que serão arquivados numa mesma pasta física; isto significa que podemos, por exemplo ao fim do dia, imprimir todos os duplicados de uma só vez e assim evitar repetir os mesmos passos várias vezes consoante o número de documentos emitidos. Esta função permite, portanto, que se gaste menos tempo com a gestão de documentos contabilísticos e assim disponibilizar mais tempo para as tarefas relativas à actividade principal. Voltar ao topo 5. Relatórios de Actividade Este Grupo de Trabalho permite emitir relatórios automáticos resultantes da filtragem de informação das bases de dados do programa e destinam-se suportar o cumprimento legal de normas e processos estabelecidos pela Direcção Geral de Turismo, pelo Serviço de Estrangeiros e Fronteiras, pela Polícia e pelo Instituto Nacional de Estatística. Na prática estes relatórios têm as seguintes funções: :: Relatório detalhado do fluxo de hóspedes, faz uma listagem detalhada dos hóspedes nacionais ou estrangeiros que permaneceram em estadia num determinado período. Relatório utilizado para o SEF. :: Relatório de Estatísticas Periódicas, faz uma listagem com o número de pessoas alojadas e o número de dormidas registado num determinado período, ordenado pelas diferentes nacionalidades. Relatório para o INE. :: Relatório do Livro de Hóspedes, permite consultar os registos de estadias realizadas até ao momento ou num período específico. :: Relatório de Alojamento, permite uma listagem das estadias em curso, das reservas marcadas, das reservas para check-in ou das estadias com check-out agendado para a data corrente. :: Relatório Pesquisa de Hóspedes, lista os hóspedes registados segundo critérios específicos de pesquisa, como Localidade, Nacionalidade, ocorrência de nomes, etc. :: Relatório Mensal, permite criar um relatório com gráficos representativos da Taxa de Ocupação de um determinado mês. :: Relatório Anual, permite criar um relatório com gráficos representativos da Taxa de Ocupação verificada num determinado ano. :: Relatório de Informação, listagem dos detalhes de estadias em curso e dos respectivos hóspedes :: Relatório de Utilizadores, função restrita e utilizável apenas pelo administrador do programa que permite visualizar relatórios da actividade dos recepcionistas, nomeadamente as estadias, reservas e serviços efectuados, diariamente e ao longo do ano. Voltar ao topo 6. Gestão da Informação Esta função permite criar ligações entre os diferentes utilizadores do sistema, nomeadamente criar notas e observações para serem exibidas mais tarde ou para enviar para outro utilizador. Por exemplo: :: Criar lembretes, permite criar anotações para serem exibidas a uma determinada hora ou data, e que podem ser acedidas por um ou vários utilizadores. :: Enviar mensagens, função para escrever mensagens directamente a um ou vários utilizadores e assim permitir, tal como os Lembretes, melhorar a circulação da informação entre os vários sectores da Unidade Hoteleira por forma a optimizar a gestão dos processos e um serviço de melhor qualidade. :: Detalhes de estadias, função para criar ou aceder a dados mais específicos sobre uma determinada estadia, com informações casuais que se considere importante referir. Por exemplo, quaisquer solicitações do hóspede como activação de despertador, registo de mau funcionamento de equipamentos no Quarto (por exemplo, referindo o tempo de resposta decorrido até a situação ficar normalizada), esquecimento de objectos pessoais, situações conflituosas ou qualquer particularidade relevante referente à estadia. :: Detalhes de Hóspedes, função para criar ou aceder a registos mais detalhados sobre um Hóspede que mereça atenção por parte dos serviços de recepção. Por exemplo, casos de hóspedes PNG (personna Non Grata), com situações financeiras por resolver no Serviço de Recepção, reclamações ou hóspedes com tratamento especial como VIP's, Corpos Diplomáticos, atenções especiais, etc. Voltar ao topo 7. Configuração do Programa Esta função serve para realizar cópias de segurança das bases de dados e configurações em vários pontos da aplicação, e normalmente são procedimentos realizados pelo administrador do programa, que pode ser o responsável pelo serviço de recepção, um gerente ou um sub-gerente. Este Grupo de trabalho permite, por exemplo: :: Gestão de Utilizadores, Existem dois tipos de utilizadores nesta aplicação, o Administrador e o Recepcionista, sendo que uma conta do tipo Administrador tem todas as permissões para gerir o funcionamento do programa, inclusiva mente criar novas contas de utilizadores. Já as contas do tipo Recepcionista são contas mais limitadas já que pressupõem apenas o uso da aplicação; uma conta deste tipo está sujeita à restrição de permissões para entrar em determinadas áreas do programa, sendo que essas permissões são definidas apenas por um Administrador do programa. :: Configurar Preços, permite estabelecer os preços previstos para todos os períodos do ano, os preços efectivos para as estadias na data corrente, através de valores pré- definidos para os diferentes tipos de alojamento (ex Single, Duplo, Triplo, Suite, etc), para os diferentes serviços disponíveis, etc : :Configurar Documentos, permite personalizar o cabeçalho dos documentos que vão ser imprimidos, como facturas, recibos, relatórios de actividade,. etc. Pode ser E-mail: informacoes@goodbyte.com.pt :·Projectos de Consultoria e Software :·914713160 :·Área de Formação :·914713160 |
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